Trente-troisième article de blog :Les salles de réunions collaboratives

7 conseils pour organiser une réunion efficace

1. Définir des objectifs précis

Le succès d’une réunion tient en partie à sa préparation. « Inutile de se réunir à cadence régulière, tous les lundis matins par exemple. Pour être efficace, vous devez le faire uniquement lorsque vous savez à quoi cela va servir », indique René Moulinier, consultant et auteur de Mener une réunion efficace.

Définir les objectifs de cette réunion permet de décliner l’ordre du jour. Établissez celui-ci de manière claire et concise, en détaillant les thèmes abordés. Cela permettra d’évaluer le temps nécessaire à la réunion et peut-être d’éliminer certains points. « Il faut se montrer raisonnable: une réunion habituelle de travail de deux heures suffit en général », poursuit René Moulinier (à ce sujet, lire l’article du blog Chef d’entreprise (L’attention d’un cadre en réunion diminue au bout de 52 minutes).

2. Choisir les bons participants « Veillez à ce que tous les collaborateurs présents aient un réel intérêt à prendre part à la réunion », prévient Sylvain Jouve, consultant chez RH & Organisation. Un bon remède contre l’ennui et les bâillements éventuels… L’animateur peut aussi prévoir la présence de certaines personnes pour une partie de la réunion, selon les points abordés. « Les participants arrivent souvent avec un bloc-notes vierge et un stylo, alors qu’il faudrait venir avec un dossier contenant l’historique des réunions et une présentation de leur intervention », souligne Sylvain Jouve.

Pour chasser l’esprit d’improvisation et l’inefficacité qui s’ensuit, prévenez vos collaborateurs à l’avance de la tenue de la réunion, de l’ordre du jour et de son amplitude horaire. Demandez-leur clairement de se préparer pour un débat construit, en précisant par exemple sur chaque invitation que vous attendez d’untel qu’il intervienne sur une question particulière. Ils se prépareront d’autant plus qu’ils sauront combien de temps sera accordé à chaque point. Afin d’optimiser la dynamique des échanges, n’excédez pas huit ou dix personnes par réunion.

3. Penser au lieu et à l’heure L’endroit où se déroulera la réunion est important: « Pour rendre la présence du patron moins pesante, évitez son bureau », estime René Moulinier. Le choix d’une salle de réunion s’avère donc plus judicieux. Fuyez les salles aveugles – les participants se fatiguant beaucoup plus vite s’ils ne sont pas éclairés par la lumière du jour -, ainsi que les parois en béton, qui réverbèrent le son, et préférez les murs clairs. Pour mettre l’animateur au centre du groupe, l’idéal est une table en U.

Lors de réunions exceptionnelles et qui durent longtemps, une pause s’impose au minimum toutes les deux heures. Évitez si possible le créneau 14 heures- 16 heures, moment de la journée où le cerveau est le moins en alerte en raison de la digestion.

4. Respecter les horaires Avertissez les participants que la réunion commencera à l’heure. C’est le meilleur moyen pour qu’elle se termine en temps voulu, simple règle de respect de l’organisation du travail de chacun. Si quelqu’un arrive en retard, l’animateur peut arrêter momentanément le cours de la réunion pour le faire remarquer. Parions que le retardataire fera davantage attention à sa montre au prochain rendez- vous…

5. Animer en écoutant Le choix du supérieur hiérarchique comme animateur de la réunion n’est souvent pas le meilleur: la fonction nécessite de ne pas être l’un des participants les plus impliqués. Garant du rythme de la réunion, l’animateur parle peu et se montre capable de faire s’exprimer les autres pour atteindre les objectifs fixés. Il régule le temps de parole. Quand un nouveau problème menace d’accaparer la discussion, il le traite comme un point séparé de l’agenda et le reporte.

6. Établir des règles claires Une réunion commence toujours par la formulation claire des thèmes à l’ordre du jour, ainsi que le timing prévu pour chacun des points. En effet, les participants n’ont pas forcément tout noté. « L’animateur doit passer une sorte de contrat avec le groupe afin de cadrer l’esprit de la réunion, estime René Moulinier. En début de réunion, il pose comme principe que ceux qui veulent critiquer fassent une contre-proposition, afin de débattre ensuite de toutes les propositions. » Avec une critique positive, le débat sera plus constructif. L’animateur rappelle aussi que si certains points ne sont pas abordés, ils seront reportés à la réunion suivante, et désigne un secrétaire de séance, qui prendra note des décisions. Cette présentation de début de séance ne doit pas durer plus de deux minutes.

7. Synthétiser les résultats En fin de réunion, l’animateur résume, à l’oral, les décisions arrêtées, les missions de chacun d’ici à la prochaine rencontre et les points encore en discussion, à inscrire sur un prochain ordre du jour. Il évalue ainsi avec l’assistance si les objectifs de la réunion ont été atteints, ce qui lui permet en outre d’être certain que tout est clair dans l’esprit des participants et qu’ils ont tous compris la même chose. Le secrétaire de séance diffuse ensuite, dans les 24 heures, un compte rendu destiné aux participants et à ceux que le sujet intéresse. Précis et concis, celui-ci ne doit pas dépasser deux pages.
Les inconvénients des réunions collaboratives
Victimes de leur succès, les réunions collaboratives dévorent le temps. En moyenne, un cadre passe 21 heures par semaine en réunion, participe à 60 meetings dans le mois.

Malgré son caractère très chronophage, aucune organisation ne reviendra bien sûr en arrière sur la « démocratie participative » de la réunion contemporaine, gage d’innovation et d’implication.

En revanche, depuis maintenant plusieurs années, deux tendances se font jour : d’une part retrouver une structuration forte de la réunion, et d’autre part mettre en place des outils de réunion qui vont favoriser la productivité des échanges.
Que doivent apporter les outils qui répondent à cette troisième révolution ?

  • Une très grande flexibilité. Les infrastructures de réunion doivent permettre des réunions longues ou courtes, de l’information descendante ou des « brainstormings », un nombre de participants variables, non seulement d’une réunion à l’autre mais au cours de la même réunion.
  • La nécessité du temps réel. Nous ne sommes pas nécessairement créatifs à l’heure et dans le lieu que le chef de projet a réservé à l’agenda. Pour répondre à cette dimension du temps réel, les ressources de réunion doivent répondre à deux fonctionnalités :
    • un accès immédiat à l’espace et aux outils ; et juste derrière à l’information, au contenu, qu’ils soient amenés par un participant ou par internet.
    • abolir la distance : les outils doivent permettre aux collaborateurs distants disponibles d’intervenir en temps réel.
  • Des règles intuitives de fonctionnement. La mise à disposition et la promotion de process écrits est sans doute le plus simple à mettre en œuvre mais également la moins pérenne des solutions. Plus laborieux mais certainement plus durable dans le temps sont les outils qui structurent la réunion.

La salle de réunion collaborative

https://cdn2.hubspot.net/hubfs/2369437/Offres%20Motilde/MOTILDE-guide-salle-reunion-collaborative.pdf

4 points à vérifier pour effectuer une réunion efficace

1#CADRER LES OBJECTIFS DE LA SALLE

« Choisir, c’est mourir un peu ». Un projet de salle de réunion n’échappe pas à cet adage d’André Gide. En effet, il faut rappeler ici –voir notre Guide de la salle de réunion polyvalente et flexiblequ’il n’existe pas de salle universelle de réunion, polyvalente et efficace pour chaque usage : réunion de projet, séance de créativité, présentation formelle par un responsable, visioconférence, nombre de participants flexible, etc…

Se passer de cette étape de cadrage peut sembler confortable dans un premier abord (on ne fâche personne + économie de temps) mais va vite se payer au prix fort lors de la réalisation et l’exploitation de la salle.
Pour illustration, une salle de visioconférence ne requiert ni le même agencement ni le même mobilier ni les mêmes outils technologiques qu’une salle de créativité. Dans cette dernière, des poufs faciles à déplacer seront une solution intéressante, qu’il faudra en revanche exclure pour une salle de visioconférence.

2#CONSIDÉRER LES BESOINS PHYSIOLOGIQUES
La salle de réunion est un lieu de vie où l’on passe de plus en plus de temps : un cadre passe même en moyenne plus de temps en réunion qu’en sallevoir notre Guide de la salle de réunion collaborative-. Il faut donc s’attacher dès la conception à regarder de près les aspects de confort visuel, acoustique, ou postural.

Quelques exemples :

  • l’orientation de la lumière naturelle et des éclairages pour éviter tout contre-jour sur l’écran principal. De plus, si votre salle de réunion a pour finalité de réaliser des visioconférences, le contre-jour est un facteur aggravant : la lumière naturelle n’est pas stable ce qui entraîne une consommation excessive de la bande-passante –voir notre Guide de la Visioconférence– et donc de possibles coupures de la visioconférence.
  • la maîtrise de l’intensité d’éclairage, voire de la température de couleur ; un simple variateur répondra à ce besoin.
  • l’acoustique est aussi primordiale : la fatigue sonore (trop de son ou pas assez) est encore plus rapide que la fatigue visuelle.
  • le confort du mobilier. Les sièges sans aucun réglage et en coque dure ne doivent être considérés que pour des réunions ultra-courtes (du type les réunions 10 minutes de la méthode lean)
  • la décoration. Elle devra être adaptée au type de réunions envisagées : créativité, conseil d’administration, …

3#L’IMPLANTATION DU MOBILIER

En l’absence de tout écran et de toute technologie, nous sommes face au cas simple : la forme de la table (ovale, rectangulaire, …) est libre de même que la disposition du mobilier. Mais ce cas est devenu est très minoritaire.
En revanche, rappelons les règles de base de toute salle de réunion collaborative : tous les participants doivent se voir, être vus par la caméra de visioconférence, pouvoir regarder l’écran principal, et ce sans bouger de leur place.

4#CHOISIR LES OUTILS TECHNOLOGIQUES

De même que pour le mobilier, les outils ne seront pas les mêmes en fonction des choix évoqués au point #1. Toutefois, quel que soit la vocation de la salle, vous pouvez examiner les équipements technologiques nécessaires en balayant ces quatre grandes fonctionnalités :

  • Le multimédia. Combien d’écrans sont nécessaires ? Écrans tactiles interactifs ou passifs ? La dimension de la salle impose-t-elle une sonorisation ? …
  • La collaboration locale. Quel type de partage de contenus ? Combien de participants peuvent prendre la main ? …
  • La collaboration distante. Les solutions sont nombreuses : audio ou visioconférence, Tableau Blanc Interactif partagé, …
  • Et enfin, ne pas oublier la connexion entre les différents équipements de la salle, mais aussi avec les participants. Concrètement, il faut examiner la(les) borne(s) wifi nécessaire(s), ainsi que les points d’accès réseau (prises RJ45).

4 points à vérifier pour effectuer une réunion efficace.png

Le détail des équipements et outils en salle de réunion collaborative comparé à une réunion de type classique

détail des équipements et outils .png

Les types de décision, à l’issue de la réunion :

A l’issue d’une réunion où doivent être prises des décisions, il existe plusieurs types de
décisions qu’on peut énumérer comme suit :

1. La décision par absence de réaction.
Les idées se succèdent sans susciter de véritable discussion. Lorsque le groupe finit
par en accepter une, toutes les autres ont été abandonnées ou rejetées, non au
terme d’une analyse critique, mais par simple manque de réaction.

2. La décision selon la règle de l’autorité.

Le leader du groupe prend la décision au nom de tous les membres, avec ou sans
discussion. Ce mode décisionnel a le mérite d’être expéditif ; quant au bien fondé de
décision, il dépendra de la qualité de l’information dont dispose la personne qui
décide, et de la mesure sans laquelle le groupe accepte cette façon de faire.

3. La décision selon la règle de la minorité.

Une, deux ou trois personnes parviennent à dominer le groupe et à « l’amener » à la
décision qu’ils favorisent. Souvent le scénario ressemble à ceci : on lance une
suggestion, puis on force l’accord du groupe par des déclarations du genre :
« Personne n’a d’objections ?… Alors, on passe au point suivant ».

4. La décision selon la règle de la majorité.

La décision à la majorité est l’une des formes les plus courantes de processus décisionnels, surtout s’il y a des signes avant-coureurs de désaccords. On peut procéder par vote en bonne et due forme, ou en sondant les membres pour connaître l’opinion majoritaire. Les groupes recourent souvent à ce mode de décision, inspiré du système démocratique, sans avoir conscience des problèmes qu’il peut engendrer. Le fait d’avoir recours à un vote peut faire naître des clans de perdants et de gagnants. La minorité des perdants, qui peut se sentir oubliée, négligée ou injustement traitée, risque de ne pas mettre un grand enthousiasme dans l’application de la décision des gagnants. Cette frustration peut persister et nuire à l’efficacité du groupe.

5. La décision par consensus.

Le consensus se définit comme un accord général obtenu à la suite de discussions ;
la solution choisie reçoit l’appui de la plupart des membres, les autres acceptant de
s’y rallier. Lorsqu’on parvient à un tel accord, même ceux qui s’opposaient à la
position choisie savent qu’ils ont été écoutés et qu’ils ont eu l’occasion d’influer sur le
cours des évènements. Le consensus n’exige pas qu’on atteigne l’unanimité sur une
question. En revanche, il exige que tout membre dissident ait la certitude raisonnable
d’avoir pu s’exprimer et d’avoir été écouté.

6. La décision à l’unanimité.

L’unanimité est probablement la conclusion idéale d’un processus décisionnel,
puisque tous les membres du groupe sont alors entièrement d’accord avec la
décision prise. C’est un mode de décision collective parfaitement logique et
logiquement parfait, mais auquel il n’est pas toujours facile de recourir en milieu
professionnel. La difficulté de gérer le fonctionnement du groupe jusqu’à ce qu’il
parvienne au consensus ou à l’unanimité explique que les groupes prennent parfois
leurs décisions selon les règles de l’autorité, du vote majoritaire ou même de la
minorité.


En conclusion, voici trois conséquences pratiques de ce qui précède :

1) Sur l’espace. Configurer des salles à géométrie variable, et pour répondre à la nécessité du temps réel : multiplier les Bulles de Com de proximité.

2) Sur les technologies de réunion. Elles doivent s’activer d’un clic. L’ergonomie de l’outil collectif (équipement dédié des espaces de réunion) est indispensable mais également celle du terminal personnel qui intègre les solutions logicielles de collaboration. Pour ce deuxième cas, il faudra privilégier les solutions BYOD (Bring Your Own Device), c’est-à-dire les solutions qui s’intègrent sur les terminaux personnels de chacun ( iPAD, portable, smartphone, Android, Apple, …)

3) Sur la collaboration distante. Un outil de groupe d’audio-visioconférence doit être disponible pour tous, aussi bien sur le terminal BYOD que dans la Bulle de Com ou la grande salle de visio, et dans le même format. Une bande passante proportionnée doit accompagner le déploiement de cet outil.

Sources : By Hubert De Nomazy Posted 23 nov. 2016 15:45:02 In 1-ESPACES DE COLLABORATION, 1.1-Salle de réunion collaborative
http://blog.motilde.com/reunion-de-travail-les-3-evolutions-des-salles-de-reunion-collaboratives

Pour approfondir

7 CARACTÉRISTIQUES À CONNAÎTRE POUR CHOISIR SON SYSTÈME DE VISIOCONFÉRENCE

https://cdn2.hubspot.net/hubfs/2369437/Offres%20Motilde/MOTILDE-guide-7-caracteristiques-a-connaitre-pour-choisir-son-systeme-de-visio.pdf

Votre commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l’aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google

Vous commentez à l’aide de votre compte Google. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l’aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l’aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s

Propulsé par WordPress.com.

Retour en haut ↑

%d blogueurs aiment cette page :